Externer Datenschutzbeauftragter- welche Kosten entstehen

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) können je nach verschiedenen Faktoren variieren, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Datenverarbeitungsprozesse, des Risikos der verarbeiteten Daten, der Branchenspezifität, der geografischen Präsenz und der Dienstleisterpreise. Hier sind einige Richtwerte für die Kosten:

Initiale Auditkosten

Im Datenschutz Audit wird der aktuelle Umsetzungs- und Reifegrad des Datenschutzmanagements in der Organisation erhoben. Ein Datenschutz Audit ist ein Management Instrument, das feststellt wie viel Nachbesserungsbedarf zur Gesetzeskonformität noch notwendig ist. Dabei entstehen Kosten für die Erfassung der Daten, die meist mit Fragebögen erfolgt, jedoch mangels Fachwissen bei den Verantwortlichen in der Organisation oft mit Beratungsaufwand seitens des Datenschutzprüfers verbunden ist. Die Kosten für ein Datenschutz Audit bewegen sich stark branchenabhängig zwischen tausend und mehreren tausend Euro.

Grundgebühr

Viele Dienstleister berechnen eine monatliche oder jährliche Grundgebühr, die grundlegende Dienstleistungen wie die Bereitstellung des DSB, regelmäßige Datenschutzchecks und eine erste Bestandsaufnahme der Datenschutzsituation umfasst. Durch Datenschutz-Pakete mit hohem Selbstleistungsanteil lassen sich hier die monatlichen Kosten deutlich reduzieren.

Unternehmensgröße und -komplexität

• Kleine Unternehmen mit einfacher Datenverarbeitung und geringen Risiken könnten Kosten im Bereich von einigen hundert bis zu ein paar tausend Euro pro Jahr erwarten.
• Mittelständische Unternehmen könnten je nach Umfang und Komplexität der Dienstleistungen mit Kosten zwischen einigen tausend bis zu zehntausend Euro oder mehr pro Jahr rechnen.
• Große Unternehmen oder Konzerne mit umfangreichen oder hochriskanten Datenverarbeitungsaktivitäten und vielleicht sogar internationaler Präsenz können Jahresgebühren erwarten, die deutlich höher liegen und in den Zehntausenden oder darüber hinausgehen.

Zusätzliche Leistungen

Beratungsdienste für spezielle Projekte, Schulungen, Erstellung von Richtlinien und Verfahren oder Unterstützung bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen können zusätzliche Kosten verursachen. Diese werden häufig auf einer zeitbasierten Gebühr (Stundensatz oder Tagessatz) berechnet.

Branchenspezifität

Unternehmen in regulierten Branchen wie dem Finanzsektor, dem Gesundheitswesen oder der Pharmaindustrie benötigen möglicherweise DSBs mit speziellem Fachwissen, was die Kosten erhöhen kann.

Notfall-Support und Datenschutzverletzungen

Unterstützung bei Datenschutzverletzungen oder ähnlichen Notfällen wird oft separat berechnet und kann je nach Umfang des Vorfalls erheblich sein.

Anfahrtskosten

Wenn der externe DSB regelmäßige Vor-Ort-Prüfungen durchführt, können Reisekosten und Spesen anfallen. Diese lassen sich aber oft auf ein Minimum reduzieren, wenn man z.B. virtuelle Begehungen macht und kein zu starken Fokus auf baulichen Datenschutz hat sondern eher die Datenerhebung durch Mitarbeiter selbst stattfindet.

Bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten sollten Unternehmen nicht nur die Kosten, sondern auch die Qualifikationen, Erfahrungen und die angebotenen Dienstleistungen berücksichtigen. Ein gut ausgewählter externer DSB kann nicht nur zur Compliance beitragen, sondern auch einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen, indem er hilft, Risiken zu minimieren und Datenschutz als Wettbewerbsvorteil zu nutzen.