Wann brauche ich einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag?

Wer Daten an Dritte zur Verarbeitung weitergibt braucht fast immer einen Auftragsdaten-verarbeitungsvertrag (AVV). Im folgenden werden ein paar Anwendungsfälle, wie auch die Ausnahmen aufgezeigt.

Klassische Beispiele für Auftragsdatenverarbeitung bei der ein Vertrag notwendig wird sind:

• Personalvermittlung
• IT Dienstleistungen von Hostern und Betreibern
• Outsourcing der Verarbeitung (z.B. Telefonhotline)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Entsorgung von Datenträgern

In diesen Fällen wird kein AVV notwendig:

• Berufsgeheimnisträger (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsärzte, Postboten, Priester)
• Inkassobüros
• Klinische Arzeneimittelstudien
• Innerhalb von Konzernen bei gemeinsamer Stammdatenverwaltung

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Einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV), auch als Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) bekannt, benötigen Sie in der Regel in folgenden Situationen:

1. Externe Datenverarbeitung: Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von Dritten verarbeiten lässt. Dies ist häufig der Fall bei Dienstleistern wie Cloud-Anbietern, Hosting-Diensten, Lohnbuchhaltungsdiensten oder Marketingagenturen.
2. DSGVO-Konformität: Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU ist ein AV-Vertrag zwingend erforderlich, wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden. Dies dient dem Schutz der Daten und stellt sicher, dass der Auftragnehmer die Daten nur im Einklang mit den Anweisungen des Auftraggebers und den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.
3. Klarheit über Verantwortlichkeiten: Der AV-Vertrag regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien (Auftraggeber und Auftragnehmer) in Bezug auf die Datenverarbeitung. Er legt fest, wie die Daten zu schützen sind, wie mit Datenpannen umzugehen ist und wie die Einhaltung der Datenschutzvorschriften kontrolliert wird.
4. Internationale Datenübertragung: Wenn Datenverarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) stattfindet, ist ein AV-Vertrag besonders wichtig, um die Einhaltung der Datenschutzstandards sicherzustellen.
5. Subunternehmer des Dienstleisters: Der Vertrag sollte auch Regelungen enthalten, falls der Dienstleister Subunternehmer für die Datenverarbeitung einsetzt.

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