Datenschutzerklärungen gehören seit der Einführung der DSGVO praktisch zur Pflicht eines jeden Webseiten Betreibers. Es ist jedoch nicht jedem klar, was diese beinhalten sollte und wie man sich die geeigente Datenschutzerklärung für die eigene Webseite erstellt. Generell sollte eine Datenschutzerklärung für eine Webseite folgende Elemente enthalten:
- Einführung und Verantwortlicher: Klare Darstellung des Zwecks der Datenschutzerklärung und Angabe des Verantwortlichen für die Datenerhebung (Name und Kontaktinformationen des Unternehmens oder der Person).
- Erhobene Daten: Detaillierte Auflistung der Daten, die gesammelt werden. Dies kann persönliche Daten wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten, Zugriffszeiten) und ggf. technische Daten (z.B. IP-Adressen, Cookies) umfassen.
- Zweck der Datenerhebung: Erklärung, für welche Zwecke die Daten erhoben werden (z.B. zur Verbesserung des Service, zur Kommunikation mit Nutzern, für Marketingzwecke).
- Rechtsgrundlage: Angabe der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, wie sie im Datenschutzrecht vorgesehen ist (z.B. Einwilligung, Vertragsabwicklung, gesetzliche Verpflichtung).
- Datenübermittlung und Drittanbieter: Informationen darüber, ob Daten an Dritte weitergegeben werden, einschließlich der Namen dieser Dritten und des Zwecks der Weitergabe (z.B. Cloud-Dienste, Analysetools).
- Datenschutzrechte der Nutzer: Beschreibung der Rechte der Nutzer in Bezug auf ihre Daten, z.B. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit.
- Speicherdauer: Information darüber, wie lange die Daten gespeichert werden oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer.
- Cookies und Tracking: Detaillierte Informationen über den Einsatz von Cookies und Tracking-Technologien, einschließlich deren Zweck und ggf. wie Nutzer diese deaktivieren können.
- Datensicherheit: Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.
- Änderungen der Datenschutzerklärung: Hinweis darauf, dass die Datenschutzerklärung geändert werden kann und wie Nutzer über solche Änderungen informiert werden.
- Kontaktinformationen: Angabe, wie Nutzer Kontakt aufnehmen können, falls sie Fragen zum Datenschutz haben.
Es ist wichtig, dass die Datenschutzerklärung leicht verständlich, zugänglich und immer aktuell ist.
Datenschutzerklärung aus Generator oder Word Vorlage?
Für ganz einfache Fälle, wie einen persönlichen Blog ist es sicherlich ausreichend, ein Datenschutzmuster entweder als html oder .docx runterzuladen und für die eigene Webseite anzupassen. Früher war die einzige Alternative eine kostenintensive Beratung und Anfertigung der Datenschutzerklärung durch einen Fachanwalt. Diesen Weg geht man heutzutage aber nur noch bei Geschäftsmodellen, die auf systematischer Verarbeitung von Personendaten basieren und so spezifisch sind, dass kein fertiges Muster oder Datenschutzerklärungsgenerator passend erscheint. Die meisten Unternehmen nutzen heute kostenloser Datenschutzgeneratoren, da diese viele Vorteile bieten:
- Kosteneinsparungen: Der offensichtlichste Vorteil ist die Kostenersparnis. Für kleine Unternehmen, die oft ein begrenztes Budget haben, bietet die Verwendung eines kostenlosen Generators eine wirtschaftliche Alternative zur Beauftragung eines Anwalts oder dem Kauf teurer Software.
- Zeiteffizienz: Datenschutzgeneratoren ermöglichen es, in kurzer Zeit eine Datenschutzerklärung zu erstellen. Dies spart wertvolle Zeit, die sonst für die manuelle Erstellung oder umfangreiche Recherchen aufgewendet werden müsste.
- Komplexitätsreduzierung: Diese Tools bieten in der Regel eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es auch Personen ohne juristische Vorkenntnisse ermöglicht, eine Datenschutzerklärung zu erstellen. Sie leiten den Nutzer durch den Prozess, stellen relevante Fragen und erstellen basierend auf den Antworten ein entsprechendes Dokument.
- Rechtskonformität: Viele Datenschutzgeneratoren sind darauf ausgerichtet, Dokumente zu erstellen, die aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie z.B. der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies bietet eine Grundlage für die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.
- Anpassbarkeit: Einige Generatoren bieten die Möglichkeit, die Datenschutzerklärung an spezifische Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, etwa in Bezug auf bestimmte Datenerhebungspraktiken oder branchenspezifische Anforderungen.
- Aktualisierungshilfen: Manche Dienste bieten Updates an, wenn sich rechtliche Rahmenbedingungen ändern. Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Datenschutzerklärung aktuell zu halten.
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