Whistleblowing Hotline einrichten

Die Einrichtung einer Hinweisgeber-Meldestelle oder auch Whistleblower Hotline ist ein wichtiger Schritt, um Transparenz und Integrität innerhalb einer Organisation zu fördern und gleichzeitig den Mitarbeitern eine sichere Möglichkeit zu bieten, Missstände oder Fehlverhalten zu melden. Dieser Leitfaden soll Führungskräften dabei helfen, ein solches System gemäß der internationalen Norm ISO 37002 zu implementieren.

1. Verständnis des Organisationskontexts

• Bewerten Sie interne und externe Faktoren, die für den Zweck des Hinweisgeber-Managementsystems relevant sind.
• Bestimmen Sie den Anwendungsbereich des Hinweisgeber-Managementsystems unter Berücksichtigung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sowie anderer Verpflichtungen.
• Identifizieren Sie die Grenzen und Anwendbarkeit des Managementsystems innerhalb der Organisation.

2. Führung und Verpflichtung

• Entwickeln Sie eine Hinweisgeber-Politik, die von der obersten Leitung unterstützt wird.
• Stellen Sie sicher, dass die Politik innerhalb der Organisation kommuniziert und verstanden wird.
• Stellen Sie die notwendigen Ressourcen bereit für den effektiven Betrieb des Hinweisgeber-Managementsystems.
• Legen Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse fest für die Bearbeitung von Hinweisgeberberichten.

3. Planung

• Führen Sie eine Risikobewertung durch, um Risiken und Chancen des Hinweisgeber-Managements zu identifizieren, zu analysieren und zu priorisieren.
• Setzen Sie Ziele für das Hinweisgeber-Managementsystem und planen Sie Maßnahmen zu deren Erreichung, wobei sie messbar und überwacht werden sollten.
• Planen Sie Veränderungen des Hinweisgeber-Managementsystems und stellen Sie sicher, dass diese geplant und systematisch durchgeführt werden.

4. Unterstützung

• Stellen Sie angemessene Ressourcen bereit, einschließlich Personal, spezialisierten Fähigkeiten, Technologie und finanziellen Mitteln.
• Stellen Sie sicher, dass das Personal kompetent ist und seine Rolle im Hinweisgeber-Managementsystem versteht.
• Halten Sie dokumentierte Informationen vor, um den Betrieb des Systems zu unterstützen und Wissen zu bewahren.

5. Betrieb

• Etablieren Sie Prozesse für den Empfang, die Bewertung und die Behandlung von Hinweisgeberberichten auf vertrauliche und anonyme Weise, wenn möglich.
• Gewährleisten Sie eine faire Behandlung sowohl für den Hinweisgeber als auch für die Person(en), auf die sich der Hinweisgeberbericht bezieht.
• Kommunizieren Sie die Ergebnisse des Hinweisgeberberichts an den Hinweisgeber und alle betroffenen Parteien, wie angemessen.

6. Leistungsbewertung

• Überwachen, messen und bewerten Sie die Leistung des Hinweisgeber-Managementsystems.
• Führen Sie interne Audits durch, um sicherzustellen, dass das System effektiv implementiert und aufrechterhalten wird.
• Überprüfen Sie die Leistung des Systems in geplanten Intervallen, um seine fortlaufende Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit zu gewährleisten.

7. Verbesserung

• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung (PCDA Zyklus) des Hinweisgeber-Managementsystems.
• Behandeln Sie Abweichungen durch Ergreifen von Korrekturmaßnahmen und Überprüfen deren Wirksamkeit.

Indem Sie diesen Richtlinien folgen, können Sie ein robustes Hinweisgeber-Meldestellensystem etablieren, das mit internationalen Standards übereinstimmt, eine Kultur der Transparenz und Integrität fördert und sowohl die Organisation als auch die Personen schützt, die Fehlverhalten melden.