Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VDV)
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Bestandsaufnahme Datenschutz
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Was ist ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VDV)
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist ein Begriff aus dem Datenschutzrecht, insbesondere im Kontext der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es handelt sich dabei um eine schriftliche Dokumentation, in dem eine Organisation oder ein Unternehmen sämtliche Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten auflistet, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit durchgeführt werden. Dieses Verzeichnis dient dazu, einen Überblick über die Datenverarbeitungsprozesse zu bieten, die in einem Unternehmen durchgeführt werden.
Bei Datenpannen oder Beschwerden hat die Aufsichtsbehörde das Recht, ins VdV Einsicht zu nehmen.
Gesetzliche Grundlage
Gemäß der DSGVO sind Organisationen verpflichtet, ein solches Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, sofern sie personenbezogene Daten verarbeiten. Das Verzeichnis dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitungsvorgänge.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch der internen Datenschutzkontrolle und der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Es sollte regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den Datenverarbeitungsvorgängen zu erfassen.
Fragebogen zur Bestandserfassung (Dauer ca. 10 min.)
Fragebogen ausgefüllt?
so gehts nun weiter:
- Übergabe der Ergebnisse an Ihren Datenschutzbeauftragten zur Einpflege in Ihr Datenschutz Management Systems
- oder wenn dieser nicht vorhanden ist, sagen wir Ihnen wie Sie nun Schritt für Schritt Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fertigstellen können. Laden Sie dazu nun unser praktische .xlsx Vorlage runter und lesen Sie dann den folgenden Abschnitt zur Interpretation der Spalten in der Vorlage
Inhalt eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten
Füllen Sie die Ergebnisse des Bestandsaufnahmetools in die .xlsx Vorlage ein. Anschliessend füllen Sie die Spalten aus. Diese sind so zu verstehen:
Verantwortlicher bzw. verantwortliche Stelle:
Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung Verantwortlichen.
Zweck der Datenverarbeitung:
Warum werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?
Kategorien von betroffenen Personen:
Die Personen, deren Daten verarbeitet werden, z.B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten usw.
Kategorien von personenbezogenen Daten:
Welche Arten von Daten werden verarbeitet? Z.B. Namen, Kontaktdaten, finanzielle Informationen usw.
Empfänger von personenbezogenen Daten:
An wen werden die Daten weitergegeben? Z.B. interne Abteilungen, externe Dienstleister, Geschäftspartner usw.
Übermittlung von Daten in Drittländer:
Werden Daten außerhalb der EU übermittelt? Falls Daten außerhalb der EU übermittelt werden, müssen diese Informationen ebenfalls enthalten sein.
Speicherdauer, Löschfristen:
Wie lange werden die Daten gespeichert oder nach welchen Kriterien werden sie gelöscht?
Technische und organisatorische Maßnahmen - Sicherheitsmaßnahmen:
Welche Sicherheitsvorkehrungen sind getroffen, um die Daten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen?
Verarbeitungsprozesse:
Wie werden die Daten verarbeitet und die Datenschutzprinzipien in den Verarbeitungsprozessen umgesetzt?
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